Kodėl šiuolaikinė ūkio apskaita – tai ne prabanga, o būtinybė
Prisimenu savo kaimyną Joną, kuris iki šiol skaičiuoja ūkio išlaidas sąsiuvinyje ir tvirtina, kad „seniai taip dirbo ir nieko”. Problema ta, kad Jonas nežino, kiek iš tikrųjų jam kainuoja vienas litras pieno ar kilogramas grūdų. Jis jaučia, kad pinigų vis trūksta, bet negali pasakyti kodėl. Skamba pažįstamai?
Šiuolaikinis ūkis – tai verslas, kuris reikalauja tikslių skaičių, ne spėliojimų. Kai kalbame apie finansų valdymą žemės ūkyje, kalbame ne tik apie tai, kiek išleidai ir kiek uždirbai. Tai sudėtinga sistema, kur kiekvienas sprendimas – nuo trąšų pirkimo iki derliaus pardavimo momento – turi tiesioginę įtaką tavo pelningumui.
Realybė tokia: be tinkamos apskaitos sistemos tu skraidi aklai. Gali atrodyti, kad sezonas buvo geras, bet kai suskaičiuoji visas sąnaugas, paaiškėja, kad vos išsilaikei nuliuose. O gal net nuostolingai dirbai, tik dar nežinai. Štai kodėl šiuolaikinės apskaitos sistemos nėra prašmatnumas – tai įrankis, kuris leidžia matyti tikrąjį savo ūkio vaizdą.
Kur dingsta pinigai: tipinės ūkio finansų valdymo klaidos
Daugelis ūkininkų puikiai išmano savo darbą – žino, kada sėti, kaip prižiūrėti gyvulius, kaip gauti gerą derlių. Bet kai reikia atsakyti, kuri veikla pelningiausia ar kur galima sutaupyti, prasideda problemos.
Pirmoji ir didžiausia klaida – neskirstyti sąnaudų pagal veiklas. Viskas kraunama į vieną krūvą: traktorius dirbo ir bulvių lauke, ir javų, bet niekas neskaičiuoja, kiek kuro ir laiko kainavo kiekviena kultūra. Rezultatas? Nežinai, ar bulvės tau duoda pelną, ar gal jas auginti nuostolingai, o visą pelną daro javai.
Antroji klasika – nematyti sezoninio pinigų srauto. Žemės ūkis specifiškas tuo, kad išlaidos vyksta dabar, o pajamos – po kelių mėnesių. Daugelis ūkininkų susiduria su likvidumo problemomis ne todėl, kad blogai dirba, o todėl, kad neplanavo pinigų srauto. Pavasarį reikia pirkti sėklą, trąšas, dyzeliną, o pinigai bus tik rudenį po derliaus.
Trečioji problema – nematomi nuostoliai. Tai tos išlaidos, kurias sunku užfiksuoti: perviršinis kuro suvartojimas dėl netinkamai sureguliuotos technikos, gendantys produktai dėl netinkamo saugojimo, laiko švaistymas dėl neefektyvių procesų. Šie „smulkūs” dalykai per metus gali sudaryti tūkstančius eurų.
Ką iš tikrųjų reiškia „optimizuoti sąnaudas” ūkyje
Kai žmonės girdi „optimizuoti sąnaudas”, dažnai supranta „kuo mažiau išleisti”. Tai fundamentali klaida. Optimizavimas nereiškia taupymo bet kokia kaina – tai reiškia protingą išteklių panaudojimą, kad kiekvienas išleistas euras duotų maksimalų rezultatą.
Paimkime trąšų pavyzdį. Gali nuspręsti sutaupyti ir pirkti pigesnes trąšas ar sumažinti jų normą. Trumpuoju laikotarpiu sutaupysi, bet derlius gali būti 20-30% mažesnis. Ar tai optimizavimas? Žinoma, ne. Tikras optimizavimas būtų: išanalizuoti dirvožemį, tiksliai apskaičiuoti reikiamą trąšų kiekį, pirkti optimaliu metu (ne tada, kai skubu, o kada kainos žemiausios), taikyti tikslųjį ūkininkavimą, kad trąšos patektų tik ten, kur reikia.
Arba technikos pavyzdys. Senų traktorių eksploatacija gali atrodyti kaip taupymas – juk nenusipirkai naujo už šimtus tūkstančių. Bet jei tas traktorius ėda dvigubai daugiau kuro, kas antrą savaitę reikia remonto, o darbai vėluoja dėl gedimų – ar tikrai taupai? Kartais naujesnės technikos įsigijimas (nebūtinai naujos – geros būklės naudotos) yra optimizavimas, nes sumažina eksploatacinės sąnaudas ir padidina efektyvumą.
Optimizavimas – tai duomenimis pagrįsti sprendimai. Ne „taip visada darėme”, ne „kaimynas taip daro”, o „mano skaičiavimai rodo, kad šis variantas duos geriausią rezultatą”.
Kokias funkcijas turi turėti gera ūkio apskaitos sistema
Ne kiekviena apskaitos programa tinka ūkiui. Paprasta buhalterinė programa, kuri skirta prekybos įmonei ar paslaugų verslui, nepadės. Ūkiui reikia specifinių funkcijų.
Visų pirma, turi būti galimybė skaičiuoti sąnaudas pagal veiklas ir kultūras. Sistema turi leisti priskirti kiekvieną išlaidą konkrečiam laukui, kultūrai ar gyvulių grupei. Nupirkai trąšų – iš karto žymi, kuriam laukui. Traktorius dirbo – fiksuoji, kiek valandų ir kur. Tik taip gali tiksliai žinoti, kiek kainuoja kiekviena veikla.
Antra, svarbu turėti lauko ir pasėlių apskaitą. Sistema turi žinoti, kiek hektarų, kas pasėta, kokios būklės, kokios numatytos sąnaudos, koks tikėtinas derlius. Tai leidžia planuoti ir palyginti planus su realybe.
Trečia, būtina technikos ir darbo laiko apskaita. Kiek kainuoja valanda traktorių darbo? Kiek laiko sugaišta konkretiems darbams? Kur galima sutaupyti laiko? Be šių duomenų neoptimizuosi procesų.
Ketvirta, atsargų valdymas. Kiek turiu trąšų, sėklų, pašarų? Kada reikės pirkti? Kiek sunaudojama per dieną? Gera sistema įspės, kai atsargos mažėja, ir padės planuoti pirkimus optimaliu metu.
Penkta – finansinis planavimas ir pinigų srautų prognozavimas. Sistema turi parodyti ne tik dabartinę situaciją, bet ir prognozuoti, kada ir kiek pinigų reikės, kada tikėtinos pajamos. Tai kritiškai svarbu sezoniniame versle.
Šešta – ataskaitos ir analizė. Turi būti lengva gauti atsakymus į klausimus: kuri kultūra pelningiausia? Kur didžiausios sąnaudos? Kaip šių metų rezultatai lyginasi su praėjusiais? Kur tendencijos gerėja, kur blogėja?
Kaip pradėti: pirmieji žingsniai diegiant apskaitos sistemą
Suprantu, kad žvelgiant į visas šias galimybes gali atrodyti, kad tai per sudėtinga. Bet pradėti nėra taip sunku, kaip atrodo. Svarbiausia – daryti tai nuosekliai.
Pirmas žingsnis – inventorizacija. Prieš pradedant bet ką skaičiuoti, reikia žinoti, ką turi. Surašyk visą techniką, pastatus, žemę, atsargas. Tai pagrindas, nuo kurio pradėsi.
Antras žingsnis – struktūrizuok savo veiklą. Išskirk pagrindines veiklas ar kultūras. Nebūtina iš karto smulkinti iki mažiausių detalių – pradėk nuo pagrindinių dalykų. Pavyzdžiui: žieminiai kviečiai, vasariniai miežiai, rapsai, pieno gamyba.
Trečias žingsnis – pradėk fiksuoti išlaidas. Kiekvienas čekis, kiekviena sąskaita turi būti užregistruota sistemoje ir priskirta konkrečiai veiklai. Iš pradžių tai atrodys kaip papildomas darbas, bet po kelių savaičių taps įpročiu.
Ketvirtas žingsnis – fiksuok darbus ir technikos naudojimą. Nebūtinai kas minutę, bet pagrindiniai darbai turi būti užregistruoti: kas, kur, kiek laiko, kokia technika. Yra programų, kurios leidžia tai daryti net telefonu tiesiai lauke.
Penktas žingsnis – reguliariai peržiūrėk duomenis. Kas savaitę ar bent kas dvi savaites skirti valandą laiko duomenų peržiūrai. Ar viskas užfiksuota? Ar nėra keistų skaičių? Ar tendencijos atitinka lūkesčius?
Šeštas žingsnis – analizuok ir koreguok. Po pirmo sezono turėsi daug duomenų. Išanalizuok juos: kas pavyko, kas ne, kur galima gerinti. Kitam sezonui planuok remdamasis šiais duomenimis.
Praktiniai optimizavimo būdai, kuriuos rodo duomenys
Kai pradedi sistemingai rinkti duomenis, pradedi matyti dalykus, kurių anksčiau nepastebėjai. Štai keletas konkrečių optimizavimo būdų, kuriuos atskleidžia gera apskaita.
**Pirkimų optimizavimas pagal sezoną.** Kai turi istorinių duomenų, matai, kad trąšų kainos žiemą gali būti 15-20% mažesnės nei pavasarį. Dyzelino kainos svyruoja. Jei žinai, kiek ir kada tau reikės, gali pirkti optimaliu metu ir sutaupyti tūkstančius.
**Technikos naudojimo efektyvumas.** Duomenys gali parodyti, kad vienas traktorius dirba 800 valandų per sezoną, o kitas tik 200. Gal nereikia dviejų? Arba atvirkščiai – vienas traktorius perpildytas, dėl to darbai vėluoja, gal verta investuoti į papildomą? Be duomenų spręsi emocijomis, su duomenimis – racionaliai.
**Kultūrų pelningumas.** Po sezono matai, kad rapsai davė 450 eurų/ha pelno, o kviečiai tik 280 eurų/ha. Kitais metais gal verta daugiau ploto skirti rapsams? Arba matai, kad kviečiai duoda mažą pelną ne dėl blogos kainos, o dėl per didelių sėklos sąnaudų – gal verta keisti tiekėją ar veislę?
**Laiko švaistymas.** Apskaita gali parodyti, kad tam tikri darbai užtrunka dvigubai ilgiau nei turėtų. Gal reikia darbuotojų mokymo? Gal technikos modernizavimo? Gal proceso pertvarkymo? Laikas – tai pinigai, ypač sezoniniuose darbuose, kai vėlavimas gali kainuoti dalį derliaus.
**Nuostolių mažinimas.** Kai fiksuoji produkciją ir jos judėjimą, matai, kur atsiranda nuostolių. Gal grūdai per ilgai laikomi netinkamomis sąlygomis ir genda? Gal per transportavimą atsiranda nuostolių? Šie „nematomi” nuostoliai gali siekti 3-5% visos produkcijos.
Technologijos, kurios keičia ūkio finansų valdymą
Šiandien ūkio apskaita nebėra tik skaičių rašymas į kompiuterį. Naujos technologijos leidžia automatizuoti duomenų rinkimą ir gauti analitiką realiu laiku.
Mobilios aplikacijos leidžia darbuotojams fiksuoti darbus tiesiai lauke. Baigė tręšti lauką – iš karto įvedė duomenis telefone. Nereikia vakare prisiminti, kas buvo daroma, kur ir kiek laiko užtruko. Duomenys iš karto patenka į sistemą.
GPS sekimas technikai leidžia automatiškai fiksuoti, kur ir kiek dirbo kiekviena mašina. Sistema automatiškai skaičiuoja nuvažiuotus kilometrus, dirbtas valandas, sunaudotą kurą. Tu tik gauni ataskaitas.
Jutikliai ir davikliai gali automatiškai fiksuoti įvairius parametrus: kiek sunaudota trąšų, kiek primelžta pieno, kokia temperatūra sandėlyje. Visa tai automatiškai patenka į apskaitos sistemą.
Debesų technologijos reiškia, kad tavo duomenys prieinami iš bet kur. Esi pas tiekėją derybose – gali iš karto telefone pažiūrėti, kokios tavo atsargos, kada reikės pirkti, kiek gali išleisti. Esi lauke – gali patikrinti, kas suplanuota šiai dienai.
Dirbtinis intelektas ir mašininis mokymasis jau pradeda analizuoti duomenis ir teikti rekomendacijas. Sistema gali pastebėti, kad tam tikri darbai šiemet vėluoja palyginti su praėjusiais metais, arba kad kuro sąnaudos išaugo, nors darbo apimtys nepasikeitė. Ji gali įspėti apie potencialias problemas anksčiau nei tu jas pastebėsi.
Klaidos, kurių reikia vengti diegiant apskaitos sistemą
Matau daug ūkininkų, kurie pradeda su entuziazmu, bet greitai meta, nes kas nors eina ne taip. Dažniausiai problema ne sistemoje, o diegimo būde.
Pirmoji klaida – bandyti viską iš karto. Nori fiksuoti kiekvieną smulkmeną, kiekvieną minutę, kiekvieną gramą. Rezultatas – paskęsti detalėse ir po savaitės mesti viską. Pradėk nuo pagrindų, vėliau detalizuok.
Antroji klaida – rinktis per sudėtingą sistemą. Yra programų, kurios skirtos milžiniškiems ūkiams su dešimtimis darbuotojų. Jei turi nedidelį ūkį, tokia sistema bus kaip patranką šaudyti į žvirblį – ir brangu, ir nepatogu. Rinkis sistemą, atitinkančią tavo ūkio dydį ir sudėtingumą.
Trečioji klaida – nedaryti to pačiam. Kai kurie ūkininkai samdo buhalterį ir mano, kad viskas sutvarkytas. Bet buhalteris dažniausiai mato tik sąskaitas ir čekius, nesupranta ūkio specifikos. Tu turi būti įsitraukęs į procesą, nes tik tu žinai, kas iš tikrųjų vyksta ūkyje.
Ketvirtoji klaida – neįtraukti komandos. Jei turi darbuotojų, jie turi dalyvauti duomenų fiksavime. Jei tik tu vienas visk rašysi, o jie tik dirbs, duomenys bus neišsamūs ir netikslūs. Reikia paaiškinti komandai, kodėl tai svarbu ir kaip tai padės visiems.
Penktoji klaida – neanalizuoti surinktų duomenų. Kai kurie ūkininkai kruopščiai viską fiksuoja, bet paskui niekada neperžiūri duomenų. Kokia prasmė rinkti duomenis, jei jais nesinaudoji? Skirti laiko analizei yra ne mažiau svarbu nei duomenų rinkimui.
Kai skaičiai pradeda dirbti tau, o ne tu jiems
Žinau, kad visa tai gali skambėti kaip daug papildomo darbo. Ir taip, pradžioje reikės laiko ir pastangų. Bet štai ką pastebėjau bendraujant su ūkininkais, kurie įdiegė sistemingą finansų valdymą: po metų jie negali patikėti, kaip anksčiau dirbo be to.
Vienas ūkininkas pasakojo, kad anksčiau kiekvieną sprendimą priimdavo su nerimu – ar teisingai daro, ar nebus per brangu, ar apsimoka. Dabar jis priima sprendimus ramiai, nes turi skaičius. Žino, kiek gali išleisti, ką tai duos, kaip tai paveiks bendrą rezultatą. Tai ne tik finansinis, bet ir psichologinis komfortas.
Kita ūkininkė atrado, kad jos didžiausia problema buvo ne per mažos pajamos, o per didelės sąnaudos vienoje konkrečioje srityje. Ji metų metus augino tam tikrą kultūrą, manydama, kad tai pelningiausia, o paaiškėjo, kad faktiškai dirbo nuostolingai. Tiesiog kitos kultūros kompensavo tuos nuostolius. Kai pakeitė pasėlių struktūrą, pelnas išaugo 30%.
Trečias pavyzdys – ūkis, kuris įdiegė tikslią technikos apskaita ir pastebėjo, kad vienas traktorius ėda dvigubai daugiau kuro nei turėtų. Paaiškėjo, kad reikia reguliavimo. Po remonto kuro sąnaudos sumažėjo, per sezoną sutaupė keletą tūkstančių eurų. Be apskaitos niekada nebūtų pastebėję problemos.
Gera apskaitos sistema tampa tavo verslo valdymo centru. Ji ne tik fiksuoja praeitį, bet padeda planuoti ateitį. Matai tendencijas, prognozuoji rezultatus, priimi pagrįstus sprendimus. Tai skirtumas tarp verslo valdymo ir tiesiog „darbų atlikimo”.
Taip, reikia investuoti laiko mokantis. Taip, reikia disciplinos kasdien fiksuoti duomenis. Bet kai sistema pradeda veikti, kai pradedi matyti tikrąjį savo ūkio vaizdą, kai pradedi priimti geresnius sprendimus ir matyti rezultatus – supranti, kad tai buvo viena geriausių investicijų į savo verslą.
Šiuolaikinis ūkis konkuruoja pasaulinėje rinkoje su ūkiais, kurie naudoja pažangiausias technologijas ir valdymo metodus. Jei nori išlikti konkurencingas ir pelningas, finansų valdymas duomenimis pagrįstu būdu nėra pasirinkimas – tai būtinybė. Gera žinia ta, kad pradėti niekada nevėlu, o įrankiai šiandien prieinami net nedideliems ūkiams. Lieka tik nuspręsti ir pradėti.